Automatisierung dokumentieren: was eine Übergabe tragen muss

Automatisierung dokumentieren heißt, einen laufenden Ablauf so festzuhalten, dass eine andere Person ihn übernehmen, prüfen und ändern kann. Beschrieben wird nicht das Werkzeug, sondern die Entscheidung: was den Ablauf auslöst, welche Daten er liest, nach welchen Regeln er urteilt und wohin das Ergebnis geht.

Automatisierung dokumentieren: was damit gemeint ist

Gemeint ist ein kurzes, gepflegtes Dokument je Ablauf, kein Ordner voller Bildschirmfotos. Bildschirmfotos zeigen, wie eine Oberfläche einmal ausgesehen hat; sie beantworten keine der Fragen, die bei einer Störung gestellt werden. Brauchbar ist eine Beschreibung, die sich lesen lässt, ohne das Programm zu öffnen.

Sie unterscheidet sich auch von der Bedienungsanleitung. Die Anleitung richtet sich an jemanden, der ein Programm benutzt; die Beschreibung richtet sich an jemanden, der den Ablauf verantwortet — an die Fachabteilung, an die Geschäftsführung, an den nächsten Dienstleister. Deshalb steht darin kein Klickpfad, sondern eine Regel.

Acht Angaben, ohne die eine Übernahme scheitert

1. Anlass. Zeitplan, eingehende Mail, Knopfdruck, neue Datei in einem Ordner.
2. Eingang und Quelle. Welche Daten, aus welchem System, in welcher Form.
3. Entscheidungsregeln in Worten, einschließlich der Ausnahmen: Was geschieht mit einem Beleg ohne Bestellnummer, mit einem doppelten Eingang, mit einem Betrag außerhalb des Üblichen?
4. Ausgang und Empfänger. Was entsteht, wo wird es abgelegt, wer arbeitet damit weiter.
5. Zugänge und Rechte. Unter welcher Kennung der Ablauf arbeitet und was diese darf.
6. Verhalten im Fehlerfall. Bricht er ab, wiederholt er, überspringt er — und wer bekommt die Meldung, mit welchem Text.
7. Was bewusst von Hand bleibt. Die am häufigsten fehlende Angabe: die Stelle, an der ein Mensch prüft, und woran er erkennt, dass etwas nicht stimmt.
8. Änderungsverlauf. Wer wann welche Regel geändert hat und aus welchem Anlass.

Die Punkte drei und sieben tragen den größten Teil des Werts. Sie halten das Wissen fest, das sonst nur im Kopf einer einzigen Person liegt, und sie machen aus einem undurchsichtigen Bau einen Vorgang, über den sich entscheiden lässt.

Der Umfang ist überschaubar. Ein Ablauf, der Eingangsrechnungen aus einem Postfach in die Buchhaltung überträgt, lässt sich auf zwei Seiten vollständig beschreiben, solange die Regeln in Sätzen stehen und nicht in Verweisen auf Feldnamen. Länger wird es erst dort, wo über Jahre Sonderfälle dazugekommen sind — und gerade diese Sonderfälle sind der Grund, aus dem die Beschreibung überhaupt gebraucht wird.

Warum die Beschreibung während der Aufnahme entsteht

Ein geerbter Ablauf wird nicht dadurch verständlich, dass man seinen Aufbau liest, sondern dadurch, dass man ihn im Betrieb beobachtet. Deshalb entsteht die Beschreibung während der Aufnahme, Frage für Frage, und nicht am Ende als Bericht. Wer sie nachträglich schreibt, beschreibt, was er gebaut hat — nicht, was vorher galt; und genau diese Differenz ist der Grund für die meisten Auseinandersetzungen bei der Abnahme.

Aus derselben Quelle speist sich die Leistungsbeschreibung im Werkvertrag: Was ein Ablauf künftig können soll, lässt sich nur prüfbar formulieren, wenn festgehalten ist, was er heute tut. Und der Bestand an Schatten-IT im Unternehmen wird überhaupt erst durch eine solche Aufnahme sichtbar.

Automatisierung dokumentieren: typische Fehler

Beschreibung über das Werkzeug statt über den Ablauf: „Ein Makro in der Einkaufsdatei“ sagt nichts darüber, welche Lieferanten es aussortiert und warum. Fehlende Ausnahmen: Der Normalfall steht da, die Abweichung entscheidet der Ablauf still nach einer Regel, die niemand kennt. Kein benannter Eigentümer: Ein Dokument ohne Zuständigkeit veraltet unbemerkt und wird beim nächsten Zwischenfall nicht mehr geglaubt.

Der vierte Fehler ist der teuerste: Die einzige Beschreibung steht im Angebot des früheren Dienstleisters. Sie hält fest, was bestellt wurde, nicht, was gebaut wurde — und zwischen beidem liegen die Anpassungen, die im laufenden Betrieb entstanden sind.

Wie wir Automatisierungen beschreiben

Wir nehmen einen geerbten Ablauf im Betrieb auf, halten die acht Angaben je Schritt fest und legen sie dem Auftraggeber vor, bevor umgebaut wird. Das Ergebnis ist ein Dokument, das ohne uns lesbar bleibt: Es ist Teil der Abnahme und Grundlage der Betriebsübergabe an den Auftraggeber. Die Weisung an die Umsetzenden liegt dabei bei unserer Projektleitung; in welchen Auftrag eine solche Aufnahme gehört, steht auf der Seite zur Prozessautomatisierung für Unternehmen ohne eigene Entwicklung.