Interim-Management: wenn der Einzige geht, der das Skript kannte

Der Begriff Interim-Management meint eine Aufgabe, die für eine begrenzte Zeit von außen übernommen wird, mit einem festen Ende und einem benannten Ziel. In Unternehmen ohne eigene Entwicklung fällt er meist dann, wenn der Einzige gegangen ist, der die gewachsene Automatisierung bedienen konnte, und im Haus niemand die Schritte kennt.

Was das Wort Interim bedeutet

Der Ausdruck ist nicht geschützt und nicht einheitlich belegt. Im Sprachgebrauch steht er für eine Fach- oder Führungsaufgabe, die jemand von außen für eine abgegrenzte Zeit übernimmt, weil im Haus niemand dafür zuständig ist: nach einem Weggang, während einer Umstellung oder vor einer Entscheidung, die noch aussteht. Gemeinsam ist allen Lesarten das Ende — der Auftrag hat ein Datum, an dem er ausläuft.

Uneinheitlich ist dagegen, was geschuldet wird. Die einen meinen die Besetzung einer Rolle, die anderen die Lieferung eines Ergebnisses. Der Unterschied ist kein Wortstreit: An ihm hängen Vertragsform, Weisung und Haftung.

Der Anlass: eine Aufgabe ohne Zuständigen

Typisch ist diese Lage: Ein Tabellenwerk mit Makros schließt jeden Monat die Abrechnung ab, ein Skript holt nachts Dateien aus einem Portal, ein Roboter klickt Eingaben in der Warenwirtschaft nach. Gebaut hat das ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, oder ein Dienstleister, der auf Anfragen nicht mehr reagiert. Solange nichts ausfällt, bemerkt es niemand.

Fällt etwas aus, sucht die Geschäftsführung jemanden für die Übergangszeit. Der Haken steckt in der Formulierung: Die IT zu betreuen ist keine Aufgabe, die sich abnehmen lässt. Abnehmen lässt sich ein benanntes Ergebnis — der Monatsabschluss läuft wieder, der nächtliche Abruf ist auf ein gepflegtes Fundament umgezogen, die Schritte sind beschrieben.

Aufgabe auf Zeit oder neue Stelle im Haus

Eine dauerhafte Stelle lohnt sich, wenn die Arbeit dauerhaft anfällt und das Wissen im Haus bleiben soll. Für ein Unternehmen mit zwanzig bis zweihundert Beschäftigten und ohne Softwareabteilung ist das selten der Fall: Die Ablösung einer gewachsenen Automatisierung ist einmalige Arbeit, der anschließende Betrieb dagegen wenig aufwendig — vorausgesetzt, er ist beschrieben.

Die Rechnung geht deshalb nicht über Stundenzahlen, sondern über die Frage, was danach bleibt. Bleibt eine Person, die wieder als Einzige Bescheid weiß, ist die alte Lage nur unter neuem Namen wiederhergestellt. Bleibt ein beschriebener Ablauf mit Zugängen auf Konten des Unternehmens, ist die Abhängigkeit beendet.

Interim-Management und die Frage der Weisung

Wer eine Aufgabe von außen übernimmt, arbeitet entweder nach den Anweisungen des beauftragenden Hauses oder nach denen seines eigenen Unternehmens. Das ist die rechtlich entscheidende Linie, und sie verläuft nicht dort, wo die Beteiligten sie vermuten: Maßgeblich ist die tatsächliche Durchführung, nicht die Überschrift des Vertrags. Den Vergleich der Formen führt der Beitrag welche Merkmale der Durchführung über die Vertragsform entscheiden aus.

Für beide Seiten hängt daran mehr als eine Formulierung. Wer ein Ergebnis einkauft, beschreibt es und nimmt es ab; wer Arbeitszeit einkauft, muss sie fachlich anleiten. Ein Unternehmen ohne eigene Entwicklung kann das Zweite gar nicht leisten — niemand im Haus kann beurteilen, ob ein Skript sauber gebaut ist. Genau deshalb passt zu dieser Lage die erste Form.

Was am Ende im Haus bleiben muss

• eine Beschreibung des Ablaufs in der Sprache der Abteilung, nicht in der des Werkzeugs;
• Zugänge und Konten, die dem Unternehmen gehören und nicht einer einzelnen Person;
• ein benannter Verantwortlicher im Fachbereich, der weiß, woran er einen Fehler erkennt;
• die Liste der Schritte, die weiterhin von Hand erledigt werden;
• ein gangbarer Weg, auf dem ein anderer Dienstleister die Arbeit aufnehmen könnte.

Diese fünf Punkte sind der Inhalt einer geordneten Betriebsübergabe an den Auftraggeber. Fehlen sie, entsteht aus einer Aufgabe auf Zeit genau das, was sie beenden sollte: eine weitere Schatten-IT, diesmal von außen gebaut.

Warum wir keine Stelle besetzen, sondern ein Ergebnis

Wir übernehmen keine Rolle im Haus, sondern eine benannte Aufgabe mit Gegenstand, Prüffällen und Ende: die Ablösung eines Makros, den Umzug eines Skripts auf ein gepflegtes Fundament, die Wiederaufnahme eines Laufs, der nach einem Wechsel stillsteht. Die Weisung an unsere Leute erteilt unsere Projektleitung, geliefert wird in Abschnitten, und jeder Abschnitt endet mit einer Abnahme und einem Dokument. Am Ende steht kein neuer Ansprechpartner, ohne den nichts geht, sondern ein Ablauf, den das Unternehmen selbst betreiben und weitergeben kann. Wie ein solcher Auftrag zugeschnitten wird, zeigt die Seite zur Prozessautomatisierung für Unternehmen ohne eigene Entwicklung.